Ngày nay, mọi người bàn rất nhiều về “hình ảnh”- hình ảnh cá nhân, hình ảnh doanh nghiệp.... Không chỉ các chuyên gia marketing, nhà quản lý mà hầu như tất cả mọi công ty đều quan tâm đến hình ảnh của doanh nghiệp mình.

Họ nỗ lực tạo ra một hình ảnh đẹp trong con mắt khách hàng. Với tư cách là một nhà doanh nghiệp mới khởi sự, để hướng tới những thành công lớn cũng như thu hút ngày một nhiều khách hàng, bạn không thể bỏ qua công đoạn xây dựng hình ảnh cho công ty mình.

Một hình ảnh đẹp về công ty có tác dụng rất lớn giúp tăng doanh thu và lợi nhuận. Không ít các chủ doanh nghiệp tỏ ra lo lắng khi những khách hàng tiềm năng trên thị trường dường như xem công ty của họ như một “chú ngựa con mới lớn”. Mong muốn của các chủ doanh nghiệp này là biết được phải làm thế nào để khách hàng đón nhận công ty mình một cách nghiêm túc. Hàng nghìn hàng vạn công ty khác trên thị trường hiện cũng đang phải đối mặt với cùng tình trạng “tiến thoái lưỡng nan” như vậy.

Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để thoát khỏi “hố sâu” này? Không có gì xa xôi cả, chìa khoá nằm ở việc tạo dựng thành công một hình ảnh đẹp thể hiện tính chuyên nghiệp cùng một phong cách kinh doanh lôi cuốn ngay từ thời điểm … khách hàng nhấc máy điện thoại gọi đến công ty bạn lần đầu tiên.

Mỗi lần nhấc máy trả lời điện thoại khách hàng, những gì khách hàng của bạn nghe được sẽ có tác động rất lớn đến hình ảnh công ty trong tâm trí khách hàng. Sau đây là 08 bước có thể giúp bạn tạo dựng một hình ảnh đẹp về công ty:

1. Khôn ngoan trong cách chọn tên cho công ty

Công ty của bạn cần có một tên gọi thực sự dễ nhận biết và miêu tả rõ ràng sản phẩm dịch vụ đang cung cấp, chẳng hạn như “Jones Public Relations” (chỉ một công ty trong lĩnh vực gao tế công cộng PR). Nếu cái tên mà bạn đặt trước đó cho công ty không phát huy hiệu quả, đừng ngại ngần việc đổi tên công ty cho phù hợp hơn.

2. Chuyên nghiệp trong cung cách trả lời khách hàng

Trả lời điện thoại một cách rõ ràng và rành mạch với tên gọi công ty, tiếp theo đó là tên riêng của bản thân người trả lời. Nhờ vậy, người gọi điện sẽ ấn tượng và nhớ đến công ty bạn nhiều hơn, chẳng hạn như “Jones Public Relations. Sally Jones xin nghe”.

 3. Ghi lại những thông điệp từ khách hàng

Cách mà hệ thống điện thoại của công ty bạn trả lời tự động khi bạn không có mặt sẽ thể hiện rất nhiều điều về mối quan tâm của bạn tới sự thoả mãn của khách hàng. Một trong những cách đơn giản nhất đó là sử dụng voice mail (thư giọng nói) từ các công ty cung cấp dịch vụ điện thoại tại địa phương. Với mức phí chưa đến 10 USD mỗi tháng, voice mail cho phép khách hàng gọi điện thoại đến công ty bạn lưu lại thông điệp, thậm chí cả khi bạn đang trực điện thoại. Cho dù sử dụng voice mail hay thiết bị trả lời điện thoại tự động, hãy đảm bảo rằng thông điệp được gửi đi tự động từ điện thoại của công ty bạn đến khách hàng luôn vui vẻ, ngắn gọn, dứt khoát và chuyên nghiệp.

 4. Chuyên nghiệp trong cách mà bạn miêu tả các hoạt động của mình

Bạn hãy viết ra những lời văn ngắn gọn và rõ ràng miêu tả công ty của bạn đang thực hiện những công việc gì, hoạt động như thế nào. Sau đó hãy ghi nhớ nó và lặp lại lời mô tả này trong bất cứ giao dịch nào với khách hàng. Việc miêu tả hoạt động kinh doanh của mình theo một cách nhất quán và dễ nhớ sẽ giúp bạn có được một chỗ đứng vững chắc trong tâm trí khách hàng.

Trong quá trình xây dựng hình ảnh đẹp cho công ty, những gì khách hàng được thấy cũng quan trọng không kém những gì khách hàng được nghe. Để truyền tải thành công một hình ảnh của sự chuyên nghiệp và ổn định, bạn sẽ cần đến một bộ những phương pháp, công cụ có chất lượng tốt nhất có thể phối kết hợp hiệu quả với nhau.

5/ Bắt đầu với đồ dùng văn phòng phẩm

Để nổi bật hơn cả, bạn hãy phối kết hợp những tấm danh thiếp kinh doanh hai màu (màu đen của mực cộng thêm một màu khác) với tiêu đề thư và những phong bì phù hợp. Bạn cũng nên bổ sung thêm một logo đặc trưng của công ty với sự trợ giúp từ nhà in ấn hay nhà thiết kế hình hoạ. Sau đó, sử dụng logo này trên tất cả những giấy tờ in ấn của công ty nhằm duy trì xuyên suốt một hình ảnh nhất quán.

6. Xây dựng bản giới thiệu năng lực công ty

Công cụ này nhất thiết phải truyền tải được sự ổn định và vững chắc của công ty bạn, thể hiện những lợi ích mà khách hàng có được nếu lựa chọn sản phẩm dịch vụ của công ty bạn và tạo dựng nên một hình ảnh riêng biệt. Bạn có thể nghiên cứu những bản giới thiệu năng lực của các đối thủ cạnh tranh để có được những cách thức xây dựng cho phù hợp cũng như những điểm then chốt cần phải có. Khi xây dựng bản giới thiệu năng lực công ty, chất lượng sản phẩm luôn là yếu tố quan trọng dẫn tới thành công đồng thời thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp. Hơn hết, bạn cần đảm bảo rằng bản giới thiệu năng lực công ty sẽ nổi bật lên trong vô vàn những bản giới thiệu trên thị trường về kiểu dáng thiết kế, in ấn và chất lượng thiết kế.

7. Đừng quên tầm quan trọng của biểu mẫu, văn bản

 Hoá đơn in ấn, hợp đồng, các tiêu đề thư, hay những biểu mẫu in sẵn, cũng như mọi văn bản giao tiếp với khách hàng trong công ty bạn cần thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp và nhất quán.

 8. Sự hài hòa trong cách sử dụng văn phòng phẩm

  Theo bwportal.com